Ein Bewerbermanagement System (engl. Application Tracking System (ATS)) ist ein Softwaretool, das von Organisationen zur Verwaltung und Rationalisierung des Einstellungsprozesses, sowie der Vermarktung von Stellenanzeigen eingesetzt wird.
Es zur Verwaltung von Stellenausschreibungen, Lebensläufen und Bewerbungen sowie zur Erleichterung der Kommunikation zwischen Organisation und den Bewerbern eingesetzt.
Ein ‚ATS‘ kann Organisationen dabei helfen, Lebensläufen und Bewerbungen zu verwalten, indem es den Prozess der Verfolgung und Speicherung dieser Informationen automatisiert.
Außerdem können Organisationen Zeit sparen, indem sie Aufgaben wie das Versenden von automatischen Antworten an Bewerber, die Planung von Vorstellungsgesprächen und das Versenden von Angeboten automatisieren.
Neben diesen grundlegenden Funktionen bieten viele ATS-Systeme zusätzliche Funktionen
- Analyse von Lebensläufen (die es ermöglicht, Lebensläufe automatisch in das System einzugeben),
- Lebensläufe nach bestimmten Schlüsselwörtern zu durchsuchen
- Tools zur Verfolgung des Fortschritts von Bewerbern während des Einstellungsprozesses.
Warum lohnt sich ein Bewerbermanagement System?
ATS wurden entwickelt, um den Prozess der Verfolgung und Bewertung von Bewerbern zu automatisieren und zu vereinfachen. Konkret hilft das System von der ersten Einreichung des Lebenslaufs bis zur endgültigen Einstellungsentscheidung einen effizienten und effektiven Prozess durchzuführen und damit für eine gute Candidate Journey zu sorgen. Das ist nach meiner Auffassung heute das wichtigste To Do für Organisationen die langfristig erfolgreich rekrutieren wollen.
Weitere Gründe, warum Unternehmen ATS einsetzen:
Effizienz: ATS können Unternehmen dabei helfen, eine große Anzahl von Bewerbungen effizienter zu verwalten, indem sie viele der Aufgaben automatisieren, die mit dem Einstellungsprozess verbunden sind, z. B. die Analyse von Lebensläufen, die Verfolgung von Bewerbungen und die Kommunikation mit den Bewerbern.
Genauigkeit: Mit ATS können Unternehmen sicherstellen, dass alle Bewerber fair und einheitlich behandelt werden, indem sie ein standardisiertes Verfahren für die Bewertung von Lebensläufen und anderen Bewerbungsunterlagen bereitstellen.
Einhaltung der Vorschriften: ATS kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung einschlägiger Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitern zu gewährleisten, z. B. Antidiskriminierungsgesetze.
Kosteneinsparungen: ATS kann Unternehmen dabei helfen, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter zu reduzieren, was zu Kosteneinsparungen führt.
Verbesserte Erfahrung der Bewerber: ATS bieten Bewerbern eine bequemere und effizientere Möglichkeit, sich auf Stellen zu bewerben und den Status ihrer Bewerbungen zu verfolgen.
Insgesamt kann ATS Unternehmen helfen, ihren Einstellungsprozess zu rationalisieren und zu verbessern, was zu besseren Einstellungsentscheidungen und einer effizienteren und effektiveren Belegschaft führt.
Welche Aufgaben gehören zum Bewerbermanagement?
Bewerbermanagement ist der Prozess, wie ein Unternehmen die Einstellung von Mitarbeitern organisiert und verwaltet. Dazu gehören verschiedene Aufgaben und Aktivitäten, wie zum Beispiel:
- Stellenbeschreibung erstellen: Das Unternehmen legt fest, welche Anforderungen und Qualifikationen die zu besetzende Stelle hat und formuliert das in einer Stellenbeschreibung.
- Stellen ausschreiben: Das Unternehmen veröffentlicht die Stellenbeschreibung an geeigneten Stellen, z.B. auf der eigenen Webseite, in Jobportalen oder in Printmedien.
- Bewerbungen erhalten und sichten: Das Unternehmen empfängt die Bewerbungen und sichtet sie auf Eignung und Vollständigkeit.
- Vorqualifikation: Das Unternehmen führt eine Vorqualifikation der Bewerber durch, indem es z.B. Lebensläufe und Zeugnisse prüft oder telefonische Vorabinterviews durchführt.
- Einladung zu Vorstellungsgesprächen: Das Unternehmen lädt die geeignetsten Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein.
- Vorstellungsgespräche: Das Unternehmen führt Vorstellungsgespräche mit den Bewerbern durch, um sich einen persönlichen Eindruck von ihnen zu machen und ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zu erfragen.
- Entscheidung: Das Unternehmen trifft aufgrund der gewonnenen Informationen eine Entscheidung, wen es einstellen möchte.
- Vertragsverhandlungen: Das Unternehmen führt Verhandlungen über die Vertragsbedingungen mit dem ausgewählten Bewerber.
- Einstellung: Der Bewerber wird eingestellt und tritt seine Stelle an.
Das Bewerbermanagement umfasst also alle Schritte vom Ausschreiben einer Stelle bis zur Einstellung des Bewerbers. Es kann dabei von verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens bearbeitet werden, z.B. von der Personalabteilung oder dem Fachbereich, in dem die Stelle angesiedelt ist. In vielen Unternehmen wird das Bewerbermanagement mittlerweile mit spezieller Software unterstützt, dem sogenannten Applicant Tracking System (ATS).
Wann sollten Unternehmen Bewerbern absagen?
Es ist wichtig, Bewerbern möglichst schnell und professionell mitzuteilen, dass sie nicht für die ausgeschriebene Stelle ausgewählt wurden. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, sich anderweitig zu bewerben und vermeidet, dass sie unnötig lange auf eine Rückmeldung warten.
Wann genau Bewerbern abgesagt werden sollte, hängt von der jeweiligen Unternehmenskultur und -praxis ab. In manchen Unternehmen werden Bewerber bereits nach dem ersten Vorstellungsgespräch informiert, ob sie weiter in Betracht kommen oder nicht. In anderen Unternehmen warten die Entscheider erst das letzte Vorstellungsgespräch ab, bevor sie alle Bewerber über ihre Entscheidung informieren.
Grundsätzlich gilt jedoch: Bewerber sollten möglichst zeitnah nach Abschluss des Auswahlverfahrens über das Ergebnis informiert werden. Wenn es länger dauert, sollte das Unternehmen den Bewerber wenigstens zeitnah über den aktuellen Stand des Auswahlprozesses informieren.
Wie Bewerbern abgesagt wird, ist ebenfalls wichtig. Es sollte professionell und respektvoll geschehen, z.B. per E-Mail oder Brief. In der Absage sollte auch erklärt werden, warum der Bewerber nicht ausgewählt wurde und welche Kriterien bei der Entscheidung eine Rolle gespielt haben. Auf Wunsch kann das Unternehmen dem Bewerber auch Feedback geben, um ihm die Möglichkeit zu geben, sich weiterzuentwickeln und in Zukunft erfolgreicher zu bewerben.
Wann müssen Unternehmen Bewerberdaten löschen?
(Disclaimer: Ich bin kein Jurist und das hier ist auch keine Rechtsberatung.)
In Deutschland gibt es strenge Datenschutzgesetze, die festlegen, wann und wie Bewerberdaten gelöscht werden müssen.
Gemäß den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) müssen Bewerberdaten grundsätzlich nur solange gespeichert werden, wie sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich sind. Sobald der Zweck erfüllt ist, müssen die Daten gelöscht werden, es sei denn, es gibt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein berechtigtes Interesse, die Daten länger zu speichern.
Im Fall von Bewerberdaten bedeutet dies, dass sie grundsätzlich nur solange gespeichert werden dürfen, wie sie für den Einstellungsprozess benötigt werden. Sobald eine Entscheidung über die Einstellung getroffen wurde, müssen die Daten gelöscht werden, es sei denn, es gibt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein berechtigtes Interesse, die Daten länger zu speichern.
In manchen Fällen kann ein berechtigtes Interesse darin bestehen, Bewerberdaten für zukünftige Einstellungen zu speichern. In diesem Fall müssen die Bewerber jedoch ausdrücklich darüber informiert werden und ihre Einwilligung erteilen. Auch in diesem Fall müssen die Daten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder der Bewerber seine Einwilligung widerruft.
Es ist wichtig, dass Unternehmen sich an die datenschutzrechtlichen Bestimmungen halten und Bewerberdaten sorgfältig verwalten und löschen, um den Schutz der Privatsphäre der Bewerber zu gewährleisten.
Die besten Bewerbermanagement Systeme
Es gibt viele verschiedene Bewerbermanagementsysteme auf dem Markt. Einige der bekanntesten und am häufigsten genutzten ATS Systeme in Deutschland sind:
- SAP SuccessFactors Recruiting: Dieses ATS wird von SAP angeboten und bietet umfangreiche Funktionen für das gesamte Bewerbermanagement, von der Stellenbeschreibung bis zur Einstellung.
- Workday Recruiting: Workday Recruiting ist ein cloudbasiertes ATS, das sich an große und mittelständische Unternehmen richtet. Es bietet Funktionen wie die Integration von Social Media und die Möglichkeit, Bewerberbewertungen zu sammeln und zu analysieren.
- Talention: Talention ist ein ATS, das sich an Unternehmen jeder Größe richtet und umfassende Funktionen für das Bewerbermanagement bietet, von der Stellenbeschreibung bis zur Einstellung.
- Lever: Lever ist ein cloudbasiertes ATS, das sich an Unternehmen jeder Größe richtet und umfassende Funktionen für das Bewerbermanagement bietet, von der Stellenbeschreibung bis zur Einstellung.
- Recruitee: Recruitee ist ein cloudbasiertes ATS , das sich an Unternehmen jeder Größe richtet und umfassende Funktionen für das Bewerbermanagement bietet, von der Stellenbeschreibung bis zur Einstellung.
Es ist wichtig, dass Unternehmen das ATS wählen, das am besten zu ihren Bedürfnissen und Anforderungen passt. Dazu sollten sie sich über die verschiedenen Optionen informieren und gegebenenfalls Demoversionen testen, bevor sie eine Entscheidung treffen.