Active Sourcing Methoden & Tools

In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt, in der der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte immer intensiver wird, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, innovative und effektive Strategien im Personalmanagement einzusetzen.

In diesem Artikel gebe ich einen umfassenden Überblick über die vielfältigen Tools und Methoden, die für ein erfolgreiches Active Sourcing unerlässlich sind.

Von den Grundlagen des Active Sourcings bis hin zu den fortgeschrittenen Techniken und Best Practices führt dieser Artikel durch jeden Schritt des Prozesses. Er beleuchtet verschiedene Online-Plattformen und soziale Netzwerke, die bei der Identifizierung und Ansprache potenzieller Kandidaten eine zentrale Rolle spielen. Zudem werden bewährte Methoden zur effektiven Kommunikation und zum Aufbau langfristiger Beziehungen mit Talenten vorgestellt.

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Active Sourcing Methoden

Um erfolgreich als Active Sourcer tätig zu sein, braucht es aus meiner Erfahrung: 1. Neugier 2. Disziplin und den richtigen 3. Fokus. Ich beschreibe hier einige Methoden, welche als strukturierte Prozess verstanden werden können und dabei helfen fokussiert zu arbeiten.

Eine Methode ist dabei für mich jeweils eine Art von Active Sourcing.

Disclaimer zu den Methoden: Alle Methoden helfen Active Sourcing eine gewisse Struktur zu geben, je nach Thema, Zielgruppe und Region gibt es neben den Methoden noch viel "zwischen den Zeilen" zu beachten.

Liste Active Sourcing Methoden

1. Profile Mining
2. Semantische Suche
3. Boolesche Suche
4. Referral Sourcing
5. Harvesting
6. Open-Web Search
7. Talent Networking
8. Karriere-Events
9. CV-Datanbank Suche

Profile Mining

Profil Mining ist die gängigste Methode im Active Sourcing. Ich würde behaupten >90 % aller Menschen, die Active Sourcing betreiben, arbeiten nach dieser Methode.

Profil Mining ist auch eine sehr erfolgreiche Methode, nur arbeitet auch der Wettbewerb so. Durch andere Methoden findet man andere Kandidaten und gerade bei einer geringen Response Rate von Kandidaten sollten Active Sourcer darüber nachdenken auch andere Methoden auszuprobieren. Im Profile Mining sucht man nach bestimmten Keywords und geht alle Treffer durch und sortiert die Ergebnisse.

Besonders bei LinkedIn und der Arbeit mit Projekten kann dieses Vorgehen durchaus nützlich sein, weil es hier auch die Möglichkeit gibt, Profile für ein Projekt auszublenden. Bei dem XING Talent Manager ist Profil Mining herausfordernder, weil nicht Projekt abhängig gesucht werden kann und auch keine Profile ausgeblendet werden können.

Profile Mining und auch Active Sorcing beschränkt sich natürlich nicht nur auf berufliche Netzwerke, es gibt viele Quellen, die für das Profil Mining verwendet werden können, darunter Social-Media-Profile, Websites, Blogs und andere Online-Quellen.

Informationsquellen für das Profil-Mining sind:

• Social-Media-Profile
• Websites
• Blogs
• Online-Foren und Diskussionsgruppen
• Öffentliche Aufzeichnungen
• Zeitungsartikel usw.
  
  Es ist wichtig zu beachten, dass Profile Mining sowohl manuell durchgeführt werden kann, indem jemand manuell nach Informationen aus verschiedenen Online-Quellen sucht und diese sammelt, als auch automatisch, indem Softwareprogramme verwendet werden, um Daten aus dem Internet zu scrapen und zu sammeln.

Wann die Methode Profil Mining anwenden:

Profil Mining eignet sich besonders um in ein neues Sourcing Thema zu starten um ein Gefühl für die Zielgruppe zu bekommen. Wieviele Talente mit welchen Skills/ Keywords finde ich den jeweiligen Quellen oder Netzwerken und welche Kombination aus Keywords sind ggf. sinnvoll um die Suche einzuschränken oder zu erweitern.

Semantische Suche

Die meisten Suchmaschinen funktionieren nach der semantischen Methode. Das heißt der Kontext der Suchanfrage ist wesentlich für das Suchergebnis. Das kann für die gefunden Profile im Active Sourcing hilfreich und auch hinderlich sein.

Bei der semantischen Suche verwendet die Suchmaschine Hintergrundwissen vom Nutzer um ihm das beste Suchergebnis auszuliefern. Es wird also nicht nur nach den Keywords gesucht, diese werden im Kontext der Suchanfrage mit anderen Informationen angereichert. Wenn ich bei Google z.B. nach Restaurant suche, versteht die Suchmaschine, dass ich vielleicht nach deinem Restaurant in meiner Umgebung suche um dort etwas zu essen. Durch diesen Kontext wird die Suchanfrage präziser und die Ergebnisse für mich passender. Übertragen auf Active Sourcing kann das Vor- und Nachteile haben.

Dadurch, dass die semantische Suche Bedeutung und den Kontext der Suchanfrage besser deuten kann werden bei einer Suche nach ‚Full-Stack-Entwickler‘ z.B. auch ‚Full-Stack-Developer‘ angezeigt.

Im Bezug auf Active Sourcing hat das zufolge, dass Kandidaten nicht genau nach meinem Keyword gefiltert werden, sondern durch semantische Suchalgorithmen angereichert angezeigt werden.

Um die Suche nach einem Keyword ohne Semantik anzuwenden, kann dieses in Anführungszeichen gesetzt werden. Bei der Suche nach >>Full-Stack-Entwickler<< werden mir in der semantischen Suche z.B. auch >>Full Stack Developer<<, >>Full-Stack Web Entwickler<< oder >>Java / Java EE / Spring Entwickler – Backend und Full-Stack<< gefunden. Wenn ich nach >>„Full-Stack-Entwickler“<< suche bekomme ich nur Ergebnisse mit genau diesem Wort.

Boolesche Suche Active Sourcing

Der Begriff „Boolesche“ bezieht sich auf ein System der Logik, das von dem Mathematiker George Boole entwickelt wurde.

Im Sourcing wendet man diese Methode an, damit man die Ergebnisse einer Kandidatensuche besser filtern kann. Man möchte die Ergebnisse der Suche in ein bestimmtes Muster zwingen. Die boolesche Suche umfasst drei Operatoren: AND, OR und NOT.

Im Gegensatz zum Profil Mining werden bei der Booleschen Suche mithilfe einzelner Keywords „Suchstrings“ aus verschiedenen Keywords gebildet. Mithilfe der Operatoren „AND“, „OR“, oder „NOT“ können auch längere Suchketten gebildet werden.

Die Kombination bestimmter Begriffe mithilfe dieser Operatoren ist vom Vorgehen professioneller als einfaches Profile Mining. Durch die passende Kombination und Suchkette können geeignete Profile schnell gefunden werden und andere ausgeschlossen werden.

Jede Stelle hat ihre speziellen Anforderungen und in der Suche nach einzelnen Keywords werden häufig auch viele Profile gefunden die für die Suche nicht relevant sind. Ich persönlich nutze z.B. sehr gerne den „NOT“ Operator um in meiner Suche bestimmte Keywords nicht anzuzeigen.

Beispiel für die Anwendung von Booleschen Operatoren

("Java" OR "Python") AND "Informatik" NOT "Teamlead" 

Mithilfe dieser Suche kann ich nach dem Keywords „Java“ und „Python“ (beides Softwareentwicklungsprachen) suchen diese mit „Informatik“ verknüpfen, aber „Lead“ ausschließen, weil ich niemanden für eine Position als Führungskraft oder Teamlead suche. Das ist insofern effizient, weil ich eben verschiedene Keywords verbinden oder ausschließen kann. Weitere Beispiele für die boolesche Suche auf LinkedIn.

Liste Boolesche Operatoren Sourcing

• AND
• OR
• NOT
• „“ Phrasen
• () Klammern
• *Asterix
• define
• related
• inurl: / allinurl:
• intitle: / allintitle
• intext:/ allintext
• filetype
• site

AND Operator

Der AND-Operator grenzt eine Suche ein. Mithilfe dessen wird nach Profilen gesucht, die beide Wörter enthalten. Bei der Suche „Personalentwicklung“ und „Recruiting“ findet man alle Profile die beide Wörter enthalten. Das Fehlen eines Operators in der Suche wird vom Algorithmus als AND-Operator interpretiert. Wenn also ein Leerzeichen anstatt von AND in der Suchabfrage benutzt wird wird genauso verstanden. Beispiel: „Java Entwickler“ wird genauso verstanden wie „Java AND Entwickler“.

Beispiele für einen AND-Operator:

- Java AND Python
- Personalentwickler AND Recruiter 
- Anwalt AND Anwältin

OR-Operator

Der OR-Operator erweitert Ihre Suche. Er gibt alle Beiträge zurück, die mindestens eines der beiden Keywords enthalten. Die boolesche Suche „Personalentwicklung OR Recruiter“ findet zum Beispiel alle Beiträge, die eines der beiden Wörter enthalten.

Beispiel für den OR-Operator

- Java OR Python
- Anwalt OR Anwältin
- Java AND Python OR Angular

NOT-Operator

Der NOT-Operator schließt Beiträge aus, die das Schlüsselwort enthalten. Bei der Verwendung des Operators NOT werden alle Profile ausgeschlossen, die das Keyword nach dem Operator enthalten. Die Suche „Personalentwickler NOT Recruiting“ zum Beispiel findet alle Beiträge, die das Wort „Personalentwickler“ enthalten, es sei denn, sie enthalten auch das Wort „Recruiter“.

Beispiel für den NOT-Operator

Java OR Python NOT JavaScript
Anwalt AND Anwältin NOT Syndikusanwalt 
Wirtschaftsinformatik NOT Softwareentwicklung

Referral Sourcing

Referral Sourcing oder auch Mitarbeiterempfehlungen wird durch die Kraft eines guten Netzwerkes möglich. Mein wichtigstes Ziel im Active Sourcing ist immer einen Mehrwert für meinen Gesprächspartner zu liefern. Ich helfe allen sogut wie ich kann, egal ob es für eine Stelle jetzt passt oder nicht. Jedes Gespräch ist wertvoll und genau darin liegt die langfristige Kraft von Active Sourcing.

Unternehmen haben mit jeder Nachricht die sie in einem sozialen Netzwerk an Kandidaten verschicken die Möglichkeit Werbung für ihre Organisation zu machen. Hier auf Qualität und eine langfristige Beziehung wert zu legen, zahlt auf das hier beschriebene Referral Sourcing ein.

Ich arbeite jetzt z.B. seit über 7 Jahren in einer Region mit einer ähnlichen Zielgruppe und habe tausende Kontakte in meiner Zielgruppe. Dadurch bekomme ich sehr viele Empfehlungen von Menschen die Menschen kennen die sich verändern möchten.

Die Kraft des Netzwerks strukturiert nutzen nennt man Referral Sourcing. Dazu gehört für mich auch eine Netzwerkpflege. Ich melde mich regelmäßig mein Personen aus meinem Netzwerk z.B. wenn sie einen neuen Job angefangen haben.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme können auch als Referral Sourcing verstanden werden, ich persönlich würde das jedoch etwas abgrenzen und sehe solche Empfehlungsprogramme nicht als ein Teil von Active Sourcing.

Harvesting

Harvesting ist das englische Wort für „ernten“.Es geht darum nach eine Suche alle Profile strukturiert durchzuarbeiten. Dabei sollte man sich zunächst nur auf eine Quelle fokussieren. Es geht darum wirklich alle Talente für eine bestimmte Suche zu finden. Ich prüfe das aber zusätzlich durch einen X-Ray Search, damit ich auch wirklich nichts übersehe. Aufgrund der Semantik von Suchmaschinen sehen Ergebnisse einer ähnlichen Suche in unterschiedlichen Profilen anders aus. Im Onlineshopping werden verschiedenen Usern öfter auch andere Preise angezeigt, ähnlich ist es auch in der Suche nach Talenten.

Um zu verhindern, dass ein gutes Talent übersehen wird kann diese Methode häufiger mal hilfreich sein. Gerade am Ende einer Suche kann Harvesting im Active Sourcing helfen.

Open-Web Search

Die Netzwerke XING und LinkedIn sind beide extern mithilfe anderer Suchmaschinen (z.B. mit der Site-Abfrage) durchsuchbar. Unter Open-Web Search versteht man im Active Sourcing die Suche nach Profilen in offenen Suchmaschinen. Für die Suche nach Talenten sind nicht immer die Tools der Anbieter notwendig.

Talent Networking

Das Ziel von Talent Networking ist es systematisch ein Netzwerk auszubauen. Auf dieses Netzwerk können Organisationen dann bei Bedarf zurückgreifen. Es ist zum Beispiel sinnvoll sich bereits mit Menschen in der Mitte oder am Anfang ihres Studiums zu verbinden und diese in der Zeit ihm Studium zu Unterstützen oder ggf. sogar zu einer Veranstaltung/ MeetUp einzuladen. Die Arbeit an und mit dem Talentpool kann (und sollte aus meiner Sicht) ein Teil von Active Sourcing sein. Dazu müssen aber auch Kapazitäten zur Verfügung stehen. Auch Plattformen wie XING helfen dabei in Kontakt mit der Zielgruppe zu bleiben, indem diese z.B. auf den Geburtstag oder sonstige berufliche Events hinweisen, damit man dazu gratulieren kann.

Karriere-Events & Konferenzen

Active Sourcing muss nicht immer online stattfinden. Ich habe sehr gute Erfahrungen mit Sourcing auf Karriere-Events, Messen, Konferenzen oder MeetUps gemacht. Im Vorfeld an ein solches Event kann man sich schonmal vorbereiten indem man sich eine Liste macht oder sich sogar persönlich auf diesem Event mit potentiellen Kandidaten verabredet.

CV-Datanbank Suche

Bei der Suche in einer CV-Datenbank (Curriculum Vitae) wird eine Datenbank mit Lebensläufen oder Lebensläufen durchsucht, um Kandidaten für eine Stellenausschreibung zu finden oder um Informationen über die Arbeitserfahrung und Qualifikationen einer bestimmten Person zu sammeln.

Eine Suche in einer Lebenslaufdatenbank kann von einem Arbeitgeber oder einer Personalagentur durchgeführt werden, um potenzielle Kandidaten für eine Stelle zu finden, oder sie kann von einer Einzelperson durchgeführt werden, die Informationen über den beruflichen Werdegang einer Person sammeln möchte.

Es gibt viele Online-Plattformen und Websites, die Suchdienste für Lebenslaufdatenbanken anbieten, mit denen Benutzer einen großen Pool von Lebensläufen durchsuchen können, um Kandidaten zu finden, die bestimmte Kriterien wie Berufsbezeichnung, Branche, Standort und Ausbildung erfüllen. Diese Dienste erfordern oft ein Abonnement oder eine Gebühr für den Zugriff auf ihre Datenbank mit Lebensläufen.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Suche in einer Lebenslaufdatenbank in Übereinstimmung mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften, einschließlich Datenschutzgesetzen, durchgeführt werden sollte. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, die Zustimmung der Person einzuholen, deren Lebenslauf durchsucht wird.

Active Sourcing Tools

Die Suche nach Talenten kann online und offline stattfinden. Nachdem klar ist welche Skills gesucht werden, startet der Research und damit die aktive Suche nach Talenten. In Deutschland gibt es aktuell (2022) zwei große Business Netzwerke auf denen Active Sourcing professionell möglich ist.

Generell alles wo Kandidaten sich mit einem Profil anmelden können, kann genutzt werden um dort nach passenden Profilen zu suchen. Hier eine Auflistung von Plattformen und Netzwerken die sich für Active Sourcing eignen:

• LinkedIn
• XING
• Twitter
• Instagram
• Facebook
• TicToc
• SnapChat
• Tinder
• Github
• StackOverflow
• Messen

Um Profile in Netzwerken zu suchen und zu finden brauchen wir Suchmaschinen und die Tools der Netzwerke. Ich gehe hier auf die gängigsten Tools ein und beschreibe die Möglichkeiten mithilfe dieser Tools Active Sourcing durchzuführen.

Um Active Sourcing in der Praxis anzuwenden brauchen Unternehmen erstmal nur einen Internetzugang. Über Suchmaschinen sind alle Informationen im Internet auffindbar. Um diese schneller und präziser zu finden bieten Soziale Netzwerke auch eigene Tools an. Welche das sind und ob diese fürs Active Sourcing sinnvoll sind beschreibe ich jetzt:

• Suchmaschinen: Google, Bing, DuckDuckgo
• XING Premium
• XING Talentmanager
• XING Talentpoolmanager
• LinkedIn Premium
• LinkedIn Recruiter

Umfrage: Ich habe kürzlich eine Befragung hier auf LinkedIn gestartet. (290 Stimmen!) Nach dieser Umfrage nutzen 32% den XING XTM (Xing Talentmanager) und LinkedIn Recruiter gleichzeitig für das Sourcing von Talenten, 51% nutzen NUR den LinkedIn Recruiter und 14% nutzen NUR den XING Talentmanager. Lediglich 2% nutzen sowohl XING als auch LinkedIn und darüber hinaus noch weitere Tools.

Suchmaschinen: Google, Bing, DuckDuckgo

Eine einfache Möglichkeit Talente zu identifizieren sind Suchmaschinen wie Google, Bing oder DuckDuckGo. Mithilfe dieser Suchmaschinen lassen sich Netzwerke extrem gut extern durchsuchen. Für diese Art zu suchen brauchen Organisationen kein Abo abschließen. Die Art der Suche wird auch X-Ray Search genannt. Damit können indexierte Inhalte andere Websiten von von außen durchsucht werden.

X-Ray Search beschreibt die Möglichkeit fremde Webseiten strukturiert zu durchsuchen. 

Das funktioniert aber nur sofern die Seiten auch bei den externen Suchmaschinen indexiert sind. Manchmal ist es jedoch hilfreich z.B. mit Google die Profile auf XING oder LinkedIn zu durchsuchen, als dieses direkt in den Netzwerken zutun. Durch die externe Abfrage ergeben sich nochmal andere Treffer.

Beispiele für einen X-Ray Search auf Google:

site:xing.com/profile “André Wolpers“
site:xing.com/profile Java AND Scrum

XING Premium

Mit XING kann man ohne eine bezahlte Mitgliedschaft stand heute (September 2022) nicht arbeiten. Für eine Suche ist mindestens ein XING Premium Account notwendig.

Mit XING Premium lassen sich auch erste Erfolge fürs Active Sourcing erzielen. Besonders in Kombination mit dem X-Ray Search kann man schnell ausprobieren ob es via Active Sourcing möglich ist Talente zu finden. Wenn Active Sourcing aber wirklich ein Bestandteil der Recruiting Strategie sein soll, empfehle ich unbedingt ein professionelles Tool.

XING Talentmanager

Der Talentmanager ist das Herz von XING. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit sehr strukturiert den Markt der Talente zu durchsuchen.

Mit ein bisschen Übung lassen sich hier die richtigen Talente finden und ansprechen. Es gibt zwar sehr viele Möglichkeiten zu Filtern, die Boolesche Suche hilft aber das Tool wirklich zu bedienen. Darüberhinaus ist der XING Talentmanager auch ein sehr gutes Tool um die eigene Suchhistorie zu dokumentieren.

Durch den XING XTM gewinnt man auch ein eigenes CRM Tool (Customer Relationship Management Tool) für den Sourcing Bereich. Sobald mehrere Personen mit dem Tool im Team arbeiten hilft der Talentmanager damit hier effizient die wichtigsten Informationen im Team zu teilen.

XING Talentpoolmanager

Mit dem XING Talentpoolmanager haben Arbeitgeber Zugriff auf User die irgendwie mit der eignen Marke interagieren. Speziell wenn das Unternehmen eine gute und reichweitenstarke Marke hat ist dieses Tool sehr hilfreich. Hier kann man speziell mit dem Follower-Pool, Wunscharbeitgeber-Pool, Mitarbeiter-Pool arbeiten und auch Besucher von Stellenanzeigen anzeigen lassen.

LinkedIn Premium

Die Möglichkeiten einer Suche mit einem LinkedIn Premium Account sind schon wirklich gut. Auch die Möglichkeiten der Kontaktaufnahme sind echt gut gemacht und durchdacht. Um herauszufinden ob ein LinkedIn Recruiter für eine Organisation sinnvoll ist können hier schon wirklich sehr viele Erkenntnisse gewonnen werden.

LinkedIn Recruiter

Suche, Ansprache und Organisation in einer Lösung. Wer wirklich viele Talente einstellt und Active Sourcing professionell betreiben möchte findet mit dem LinkedIn Recruiter eine Lösung zur Skalierung der Aktivitäten.