Cost per Hire: Definition, Formel und Benchmark

Die Cost per Hire fasst alle Kosten einer Einstellung zusammen. Die Kennzahl ist neben der Time to Hire eine der relevantesten Kennzahlen im Recruiting und trotzdem tracken nur die wenigsten Unternehmen die Kosten in Verbindung mit dem Erfolg einzelner Maßnahmen.

Wenn Unternehmen sich entscheiden die Cost per Hire ganzheitlich zu berechnen, gibt es viele Fehler die zu fehlerhafter Interpretation der Daten führen kann. Daher ist nicht nur die Quelle der Daten wichtig, sondern auch eine kontinuierliche Betrachtung der Daten.

Zur Berechnung können Unternehmen z.B. die Kosten die für die eigene Arbeitszeit genauso berücksichtigen, wie die jeweiligen externen Marketingkosten.

Empfehlung: Aus der Praxis und für eine erste wirklich sinnvolle Berechnung würde ich empfehlen zu versuchen alle externen Kosten zu erfassen und diese Kennzahl strukturiert zu ergeben. Das ist deutlich einfacher, da hier Rechnungen vorhanden sind und der Mehrwert für die eigene Arbeit im Recruiting ist dabei oft viel höher.

Warum ist die Cost per Hire eine so wichtige KPI

Mitarbeitergewinnung ist sehr kostenintensiv. Relativ haben die messbaren Kosten für Mitarbeitergewinnung in der Vergangenheit immer einen eher kleinen Anteil der Gesamtausgaben ausgemacht. Unternehmen konnten relativ für sehr geringe Kosten gute Ergebnisse erzielen, was u.a. darauf zurückzuführen ist, dass wir aus einem sogenannten Arbeitgebermarkt kommen.

Das Finden von geeigneten Profilen wird immer umfangreicher und Marketing- und Personalberaterausgaben in vielen Unternehmen immer größer. Anhand der Daten können Unternehmen in Zukunft vielleicht viel bessere Entscheidungen treffen, außerdem hilft die Cost per Hire einen Überblick zur Kostenentwicklung zu bekommen und diese Kosten langfristig zu optimieren.

Definition Cost per Hire: Alles über die Cost per Hire

Die Kennzahl gehört zu den wichtigsten KPIs im Recruiting. Die Cost-per-Hire setzt die Kosten in Relation zu den Einstellungen.

Das Ziel der Cost per Hire ist es die Kosten für die Personalbeschaffung messbar und vergleichbar zu machen um die Personalgewinnung zu optimieren.Sie können auch zum Vergleich für ein Benchmarking mit Industriestandards oder mit den Kosten pro Einstellung ähnlicher Unternehmen nützlich sein.

Häufig ist die Definition von Cost per Hire sehr abstrakt, weil davon eher strategische Investitionsentscheidungen abhängig gemacht werden, darüber hinaus ist die Zahl auch sehr ungenau, weil z.B. der Zeitinvest sehr unterschiedlich ausfällt.

Trotzdem ist es sinnvoll diese Kennzahl monatlich oder quartalsweise zu erfassen. Wie das genau funktioniert beschreibe ich in dem folgenden Absätzen im Detail.  

Cost per Hire berechnen: Wie berechnet man die KPI

Cost-per-Hire Formel

Cost per Hire Formel= Interne Kosten für Recruiting und Employer Branding + Externe Kosten für Recruiting und Employer Branding/ Einstellungen.

Die Cost per Hire berechnet sich durch alle internen und externen Kosten für das Recruiting.

Je nach Stelle und Standort werden teilweise verschiedene Recruitierungkanäle eingesetzt. Der Mix aus diesen Kanälen inkl. aller anderen Kosten gibt Organisationen eine Idee davon, wie teuer es ist Mitarbeitende zu gewinnen. Eine klassische Stellenanzeige kann schonmal mehrere tausend Euro kosten und sollte ein Headhunter beauftragt werden, liegen allein die Kosten für die Beschaffung von Kontakten im fünfstelligen Bereich.

Welche Kosten Unternehmen als Berechnungsgundlage verwenden kann relative frei entschieden werden. Speziell wenn die Anforderungen aus dem Recruiting kommen müssen ggf. nicht alle relevanten Kosten berücksichtigt werden.

Interne Recruiting Kosten

Zu den internen Recruitingkosten zählen alle Kosten, welche die internen Mitarbeiter betreffen, sowie die Kosten des Rekrutierungsprozesses.

Es gibt verschiedene Kosten, die beim internen Recruiting anfallen können, darunter:

1. Zeit: Das interne Recruiting nimmt vor allem Zeit in Anspruch. Hier können zur Berechnung z.B. die Gehälter von allen am Recrutiting beteiligten Personen gemessen werden.
2. Auswahlverfahren: Es können Kosten anfallen, um Bewerber auszuwählen, zum Beispiel für Tests oder Einstellungsgespräche.
3. Schulung und Einarbeitung: Wenn der neue Mitarbeiter eingestellt wird, können Kosten für Schulungen und die Einarbeitung anfallen.

Es ist wichtig, diese Kosten im Vorfeld abzuschätzen und sicherzustellen, dass das Unternehmen in der Lage ist, sie zu tragen. Auf diese Weise kann das interne Recruiting eine effektive und kostengünstige Möglichkeit sein, neue Mitarbeiter einzustellen.

Externe Recruting Kosten

Zu den externen Recruiting zählen alle Kosten bei dritten externen Partner die nicht zu den internen Kosten zählen.

Beispiele für externe Kosten:

• Kosten für das ATS (Bewerbermanagementsystem)
• Kommunikation und Veröffentlichung von Stellen
• Budget Employer Branding
• Ausgaben für Social Media (XING & LinkedIn)
• Kosten für Karrieremessen
• Kosten für Hochschulkooperationen
• Reisekosten für Bewerberinnen
• Kosten für Personalberater

Möglichkeiten zur Senkung der Cost per Hire

Die Cost per Hire bezieht sich auf die Kosten, die ein Unternehmen für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters aufbringt. Dies schließt Ausgaben für das Personalmarketing, die Personalbeschaffung, Interviews, Einstellungstests und -verfahren sowie die Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen ein.

Es gibt verschiedene Strategien, mit denen Unternehmen die Cost per Hire senken können. Hier bescheide ich die besten 8 Möglichkeiten die Unternehmen optimieren können:

1. Effizientes Recruitment-Marketing: Nutzen Sie Social Media, Ihre Unternehmenswebsite, Jobportale und -börsen, um potenzielle Kandidaten auf Sie aufmerksam zu machen. Durch ein gut durchdachtes Recruitment-Marketing können Sie den Pool an Kandidaten vergrößern und so die Wahrscheinlichkeit erhöhen, passende Bewerber zu finden, ohne externe Dienstleister beauftragen zu müssen.
2. Optimierung der Einstellungsprozesse: Unnötig lange und komplexe Einstellungsprozesse können die Cost per Hire in die Höhe treiben. Ein schlanker, effizienter Prozess hingegen kann Kosten einsparen. Überdenken Sie Ihre bestehenden Prozesse und eliminieren Sie überflüssige Schritte.
3. Interne Rekrutierung: Bevor Sie externe Stellenausschreibungen machen, schauen Sie, ob es bereits Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gibt, die für die Position geeignet wären. Interne Beförderungen oder Versetzungen können oft kostengünstiger sein als externe Neueinstellungen.
4. Employer Branding: Ein positiver Ruf als Arbeitgeber kann dabei helfen, qualifizierte Bewerber anzuziehen. Investitionen in Ihr Employer Branding können sich daher langfristig durch eine Senkung der Cost per Hire auszahlen.
5. Automatisierung und Technologie nutzen: Es gibt viele HR-Technologien und Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Rekrutierung unterstützen können. Diese können helfen, den Prozess zu beschleunigen und zu vereinfachen, was wiederum zu Kostenersparnissen führen kann.
6. Datenanalyse nutzen: Durch die Nutzung von HR-Analytics können Sie ein besseres Verständnis dafür entwickeln, welche Aspekte Ihres Einstellungsprozesses effektiv sind und welche nicht. Dieses Wissen kann Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu optimieren und unnötige Kosten zu vermeiden.
7. Ausbildung und Weiterbildung: Anstatt externe Fachkräfte einzustellen, könnten Sie auch in die Aus- und Weiterbildung Ihrer aktuellen Mitarbeiter investieren. Dies könnte die Kosten für die Einstellung von Fachkräften senken und hat zudem den Vorteil, dass Sie Mitarbeiter entwickeln, die bereits mit Ihrem Unternehmen vertraut sind.
8. Kooperation mit Bildungseinrichtungen: Partnerschaften mit Universitäten, Fachhochschulen oder Berufsschulen können ein effektiver Weg sein, um talentierte junge Menschen frühzeitig für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Durch Praktika oder Duale Studiengänge können Sie potenzielle zukünftige Mitarbeiter kennenlernen und binden, bevor sie offiziell auf den Arbeitsmarkt kommen.

Durch die Kombination dieser und anderer Strategien können Unternehmen ihre Cost per Hire signifikant senken. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Qualität der Neueinstellungen

Benchmark Cost per Hire

Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung (Cost per Hire, CPH) können stark variieren, abhängig von der Branche, dem Standort, der Position, der Erfahrung des Kandidaten und vielen anderen Faktoren. Nach meinem Wissen gibt es keine konkreten, aktuellen Daten für den Durchschnitt der Cost per Hire speziell für Deutschland.

Es ist jedoch bekannt, dass in entwickelten Ländern wie Deutschland die durchschnittlichen Cost per Hire in der Regel höher sind als in weniger entwickelten Ländern.

Zum Verständnis, eine Studie von Bersin by Deloitte aus dem Jahr 2015 für die USA hat gezeigt, dass die durchschnittlichen Cost per Hire dort bei etwa 4.000 Dollar liegen. Es ist wahrscheinlich, dass die Kosten in Deutschland ähnlich sind, wobei Inflation und die spezifischen Anforderungen des deutschen Arbeitsmarktes berücksichtigt werden müssen.

Ein 2016 von LinkedIn erstellter Global Recruiting Trends Bericht stellte fest, dass die Mehrheit der Unternehmen weltweit zwischen 1.000 und 5.000 Dollar pro Neueinstellung ausgeben. Dabei lag der Schwerpunkt auf mittleren bis großen Unternehmen und die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße erheblich.

Studien zum Thema Cost per Hire

Es gibt einige Studien und Berichte, die das Konzept des Cost per Hire (CPH) analysieren und diskutieren. Hier sind einige Beispiele:

1. Bersin by Deloitte: Ihre Studie aus dem Jahr 2015 beschäftigte sich intensiv mit dem Thema Cost per Hire und schätzte, dass die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in den USA etwa 4.000 US-Dollar betrugen.
2. LinkedIn Global Recruiting Trends: Dieser jährliche Bericht enthält Daten zur durchschnittlichen Cost per Hire und anderen Kennzahlen der Personalbeschaffung weltweit. Der Bericht aus dem Jahr 2016 ergab, dass die meisten Unternehmen weltweit zwischen 1.000 und 5.000 US-Dollar pro Neueinstellung ausgeben.
3. Society for Human Resource Management (SHRM): Die SHRM führt regelmäßig Untersuchungen zum Thema Personalbeschaffung durch und hat mehrere Berichte und Artikel zum Thema Cost per Hire veröffentlicht. In ihrer Human Capital Benchmarking-Bericht von 2016 wurde geschätzt, dass die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung in den USA etwa 4.129 US-Dollar betragen.

Fazit und Zusammenfassung

Cost per Hire (CPH) ist eine wichtige Kennzahl in der Personalbeschaffung, die die durchschnittlichen Kosten zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters darstellt. Diese Kennzahl berücksichtigt sowohl direkte Kosten (wie Anzeigen, Agenturgebühren, Jobbörsen, etc.) als auch indirekte Kosten (wie Zeit und Ressourcen, die im Auswahl- und Interviewprozess verbraucht werden).

Der CPH kann erheblich variieren, abhängig von Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche, Art der zu besetzenden Stelle und regionalem Arbeitsmarkt. Konkrete Durchschnittswerte sind schwer zu bestimmen und benötigen aktuelle, auf den spezifischen Kontext zugeschnittene Daten.

Unternehmen können verschiedene Strategien nutzen, um die Cost per Hire zu senken, darunter eine Optimierung des Recruiting-Prozesses, interne Rekrutierung, effektives Employer Branding, Nutzung von Technologie und Automatisierung, Einsatz von Datenanalysen, Aus- und Weiterbildung vorhandener Mitarbeiter sowie Partnerschaften mit Bildungseinrichtungen.

Es ist jedoch wichtig, die Balance zu halten: Kostenreduktion sollte nicht auf Kosten der Qualität der Neueinstellungen gehen. Ein effektiver Rekrutierungsprozess sollte in der Lage sein, qualifizierte Kandidaten zu identifizieren und einzustellen, die zur Kultur und den Zielen des Unternehmens passen und einen langfristigen Wert bieten. Ein zu starker Fokus auf die Senkung der Cost per Hire kann dazu führen, dass diese wichtigen Aspekte vernachlässigt werden.

Letztendlich ist der CPH ein hilfreiches Werkzeug, um die Effizienz des Einstellungsprozesses zu messen und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Er sollte jedoch immer im Kontext anderer Personal-KPIs betrachtet werden und ist nur eine von vielen Metriken, die Unternehmen zur Bewertung ihrer Personalstrategie verwenden sollten.